Núcleo de Documentação e Arquivo Escolar

Art. 123. Ao Núcleo de Documentação e Arquivo Acadêmico compete:

I - conservar e guardar os registros e documentos essenciais à reconstituição da história da Escola, o que inclui a documentação dos cursos, cadastro dos docentes, equipe técnica, docu- mentação de processos seletivos, resoluções, portarias e demais documentos legais da instituição, bem como dos/das docentes, coordenadores (as), facilitadores (as) e estudantes-trabalhadores inscritos nos processos seletivos.

II - assistir à Direção Acadêmica em serviços técnicos-administrativos;

III - participar do planejamento escolar, propondo metas, ações e apontando necessidades do Núcleo sob sua responsabilidade;

IV - participar das reuniões com equipe técnica de cursos para planejamento, avaliação e atualização das propostas pedagógicas;

V - expedir diplomas, certificados, certidões e declarações mediante a conferência da documentação existente no arquivo escolar;

VI - assinar, com a Direção Geral, os certificados e diplomas expedidos pelo ESP-PB;

VII - planejar, coordenar, monitorar e acompanhar as atividades do Núcleo;

VIII - organizar e manter atualizados a escrituração escolar, o arquivo, a legislação, as normas educacionais, diretrizes e outros estatutos legais de interesse da instituição escolar;

IX - organizar e manter atualizados os prontuários de documentos dos estudantes- -trabalhadores/as, procedendo ao registro e à escrituração referente à vida escolar dos mesmos, bem como analisar os planos de trabalho de bolsistas-estudantes concluídos e validados pelos Núcleos de referência destes na ESP;

X - manter o arquivo escolar de forma a garantir a organização do arquivo escolar, garantir a preservação de toda documentação da escola e a consulta, de modo funcional, dos mesmos a qualquer momento;

XI - atender à comunidade escolar em assuntos inerentes a seus serviços;

XII - atender às solicitações dos órgãos competentes, no que se refere ao fornecimen- to de informações relativas à escola;

XIII - receber, registrar e arquivar a correspondência do Núcleo;

XIV - supervisionar a expedição de transferência e tramitação de declarações, históri- cos escolares, atas e outros documentos oficiais;

XV - realizar matrículas, efetuar o lançamento e o cancelamento de novos estudantes- trabalhadores/as no relatório de atividades (diários de classe) com a devida observação, no local correspondente ao número de estudantes- trabalhadores/as, evadido/a, transferido/a ou com matrícula cancelada;

XVI - impedir o manuseio de documentação por pessoas estranhas ao serviço, bem como a retirada do âmbito da Escola, de pastas, livros, relatórios de atividades (diários) e registro de qualquer natureza, salvo quando oficialmente requerido por órgãos autorizados;

XVII - registrar anotações de resultados finais, exames especiais e de outros processos de avaliação, cujo registro do resultado for necessário;

XVIII - lavrar atas de conclusão de curso e manter atualizados os livros de registros e o cadastro da equipe técnica de cursos e estudantes-trabalhadores/as;

XIX - controlar e manter atualizado os livros de registros de certificados e diplomas;

XX - matricular os estudantes dos diversos cursos oferecidos pela escola;

XXI - manter atualizado os cadastros de facilitadores e coordenadores, que compõem a equipe técnica dos cursos, para as devidas autorizações;

XXII - apresentar o relatório de atividades do Núcleo à Direção Pedagógica e à Direção Geral da Escola.

XXIII - acompanhar a execução dos cursos, monitorado os dados de matrícula, de frequência e desistências, dos cursos promovidos pela Escola.

XXIV - acompanhar as solicitações dos estudantes em situações que envolvam os cursos Escola.

XXV - acompanhar o registro de resultados finais, incluindo frequência, aproveita- mento de carga horária e avaliação.

XXVI - acompanhar os processos de autorização de cursos juntamente com o Núcleo de formação profissional e direções. XXVII - inserir informações e atualizar o cadastro da escola nos sistemas educacionais.

Parágrafo único. O Secretário (a) Escolar deve estar devidamente registrado (a) jun- to à Gerência Executiva de Acompanhamento da Gestão Escolar – GEAGE da Secretaria de Estado da Educação e da Ciência e Tecnologia – SEECT/PB e demais instâncias responsáveis pela validação de documentos acadêmicos.